ORGANIZACIJSKA ENOTA VRTEC

Politika zasebnosti

Namen politike zasebnosti je seznaniti posameznike, starše ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Vrtcem Mlinček Naklo in Vrtcem Jelka Duplje (v nadaljevanju: »vrtec«) o namenih in pravnih podlagah ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naš vrtec. Večina obdelave osebnih podatkov temelji na določbah Zakona o vrtcih (ZVrt), Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje ter Pravilnika o dokumentaciji v vrtcih ter zakonodaje o varstvu osebnih podatkov. Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na spletni strani vrtca. Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.

Upravljavec osebnih podatkov: Osnovna šola Naklo Glavna cesta 47, 4202 Naklo e-pošta: tajnistvo@os-naklo.si telefon: 04 277 01 00 Spletna stran: https://www.os-naklo.si/

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov: DATAINFO.SI, d.o.o. Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor e-pošta: dpo@datainfo.si telefon: +386 (0) 2 620 4 300 Spletna stran: www.datainfo.si

1. Nameni in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Ob vpisu otroka v vrtec

Za vpis otroka v vrtec potrebujemo naslednje podatke: osebno ime ter naslov stalnega in začasnega prebivališča otroka in staršev, datum rojstva in spol otroka, EMŠO otrok in staršev, šifro otroka, datum vpisa otroka v vrtec, naslov za stike, telefonsko številko staršev ali naslov elektronske pošte in druge podatke, ki so potrebni za ugotavljanje izpolnjevanja kriterijev za sprejem otroka, ki jih je določila občina. Te podatke obdelujemo zaradi vodenja postopka sprejema in vključitve otroka v program vrtca. Podatki iz evidence vpisanih otrok se hranijo do njihove vključitve v vrtec, ko se prenesejo v evidenco vključenih otrok, oziroma do izteka veljavnosti čakalnega seznama, na katerem je vpisani otrok. Podatke o otroku, za katerega so starši umaknili vlogo za vpis otroka, vrtec izbriše iz evidence vpisanih otrok. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja in pogodba (izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe).

Ob vključitvi otroka v vrtec

Pogoj za vključitev otroka v vrtec je sklenitev pogodbe o vključitvi otroka v vrtec, v kateri se določijo pravice in obveznosti. Brez zagotovitve osebnih podatkov, ki so za sklenitev pogodbe nujno potrebni, otroka ne bomo mogli vključiti v vrtec. Po podpisu pogodbe, se vzpostavi evidenca vključenih otrok, ki vsebuje še: datum vključitve otroka v vrtec, zdravstvene posebnosti otroka, ki izhajajo iz potrdila pediatra ali specialista, naslov za stike, telefonsko številko osebe ali naslov elektronske pošte osebe, ki je vzgojitelju dosegljiva med otrokovim bivanjem v vrtcu in podatke o prisotnosti otroka v vrtcu. Te podatke vodimo zaradi ustreznega dela z otrokom pri izvedbi programov, zaradi sodelovanja s starši in zaradi spremljanja plačil staršev za program vrtca. Vrtec podatke v evidenci vključenih otrok izbriše eno leto po izstopu otroka iz vrtca. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja in pogodba.

Ob zagotavljanju pomoči oziroma svetovanja

Ko prične svetovalna služba vrtca voditi postopek nudenja strokovne pomoči otroku vzpostavi evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč. Ta evidenca vsebuje: družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, diagnostične postopke, postopke strokovne pomoči in strokovna mnenja drugih institucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih institucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic. Osebni podatki se zbirajo v soglasju s starši oziroma skrbniki otrok (soglasje se lahko kadarkoli prekliče), razen v primeru, ko je otrok v družini ogrožen in ga je potrebno zavarovati. V tej evidenci vrtec vodi tudi podatke in dokumentacijo o otrocih s posebnimi potrebami, ki so vključeni v vrtec na podlagi odločbe o usmeritvi. Svetovalna služba bo otroka v evidenci vodila do izpolnitve namena postopka svetovanja oziroma pomoči, njegovi osebni podatki pa se bodo izbrisali 1 leto po odhodu otroka iz vrtca. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja in/ali privolitev.

Vodenje mesečnih plačil staršev

Zaradi spremljanja mesečnih plačil vodi vrtec evidenco plačil staršev, ki vsebuje podatke o višini plačil staršev in mesečnih plačilih staršev. Podatki iz evidence se izbrišejo pet let po izpisu otroka iz vrtca, razen v primeru, ko vrtec zoper starše pred pristojnim sodiščem vodi sodne oziroma izvršilne postopke za uveljavitev zahtevkov zaradi neizpolnjenih obveznosti staršev iz naslova plačil staršev za vrtec. V tem primeru se podatki izbrišejo eno leto po poplačilu zapadlih obveznosti. Vrtec mora občini, ki je zavezanka za plačilo razlike med ceno programa in plačilom staršev, za namen preverjanja pravilnosti izstavljenega mesečnega zahtevka, na njeno zahtevo predložiti izpis in zagotoviti vpogled v določene osebne podatke.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je pogodba.

Na podlagi pooblastila občine za vodenje postopka določitve plačila staršev za programe v vrtcih, vodimo tudi evidenco socialnega položaja družin v vrtec vključenih otrok. Evidenca se vzpostavi in vodi za vsako obdobje določitve plačila za tiste starše, ki so uveljavljali znižano plačilo, na način, kot ga določa Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje in notranji akt vrtca.

Zagotavljanje sofinanciranja plačil vrtca iz državnega proračuna

Za namen zagotavljanja sofinanciranja plačil vrtca iz državnega proračuna, vodi vrtec evidenco staršev, ki so upravičeni do sofinanciranja. Ta evidenca vsebuje: osebno ime in naslov prebivališča otrok in staršev, EMŠO otrok in staršev, navedbo programa in vrtca, v katerega je vključen otrok, datum vključitve otrok v programe vrtca, podatke o ceni programa, v katerega so vključeni mlajši otroci, ki so oproščeni plačila, podatek o višini plačila staršev v odstotku od cene programa, ki je določen z odločbo pristojnega centra za socialno delo, številka in datum veljavne odločbe ter obdobje upravičenosti in višina subvencije iz državnega proračuna, datum izpisa otroka iz vrtca. Podatki se posredujejo ministrstvu, pristojnemu za predšolsko vzgojo, ki vzpostavi centralno evidenco. Pravna podlaga za obdelavo je zakonodaja.

Obdelava na osnovi privolitev staršev

Določene osebne podatke bomo obdelovali samo, če nam boste zato podali svojo privolitev (soglasje). V primeru, da boste za določen namen podali svojo privolitev, bomo na primer:

starše preko telefonske številke in/ali elektronske pošte obveščali o dejavnostih v vrtcu;
med starši skupine delili skupinske in/ali posamične fotografije/posnetki otroka;
za namene obveščanja ime in priimek otroka objavili na oglasni deski;
na različnih medijih (odvisno od privolitve) objavili literarne izdelke in druge dosežke otroka skupaj z imenom in priimkom otroka);
na različnih medijih (odvisno od privolitve) objavili dosežek otroka na tekmovanjih v znanju, športnih, literarnih in drugih tekmovanjih, …

Podaja privolitve je prostovoljna. Privolitev lahko kadarkoli prekličete z zahtevkom poslanim na naslov vrtca. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Osebne podatke, ki jih vrtec obdeluje na podlagi vaše privolitve, bo vrtec hranil do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu zahteve za preklic privolitve ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Vrtec lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Videonadzor

V zavodu izvajamo videonadzor. S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v okolici vhodov v šolo) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. Člena ZVOP-2). Videonadzor pa izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih, staršev in obiskovalcev) ter premoženja šole (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (GPDR)). Posnetki se hranijo 2 meseca. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo. Videonadzor omogoča spremljanje dogajanja v živo. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki oz. elektronskem naslovu organizacije. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti.

2. Uporabniki osebnih podatkov, iznos podatkov in avtomatizirano sprejemanje odločitev

Med uporabnike podatkov sodijo pogodbeni obdelovalci, ki jih najamemo, da za nas opravljajo določene obdelave osebnih podatkov. Sodelujemo predvsem z: vzdrževalci infrastrukture (računovodske storitve, videonadzor, varnostne storitve) in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja; vzdrževalci informacijskih sistemov; ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku ipd. (npr. Arnes, Google, eŠola, CŠOD ipd.); ponudniki družabnih omrežij (Google, Twitter ipd.). Pravico imate zahtevati informacijo o tem, katerim (zunanjim) uporabnikom so bili sporočeni vaši in otrokovi osebni podatki.

Pravico imate zahtevati informacijo o tem, katerim (zunanjim) uporabnikom so bili sporočeni vaši osebni podatki.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo

Vrtec in zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (države izven članic EU ter Islandije, Norveške in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v primerih uporabe družabnih omrežij, ko se podatki lahko izvažajo v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul, ki jih je sprejela Evropska komisija in/ali zavezujočih poslovnih pravil potrjenih s strani EU.

Avtomatiziranega sprejemanja odločitev, kakor tudi oblikovanja profilov, ne izvajamo.

3. Piškotki

Spletna stran vrtca deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. Spletna stran uporablja nujne piškotke, ki se naložijo takoj, za vse ostale piškotke pa potrebujemo vašo privolitev, ki jo lahko kadarkoli spremenite. Piškotke, ki jih brskalnik shrani, lahko posameznik izbriše.

Spletna stran vrtca uporablja naslednje piškotke:

wp-settings-[UID]	WordPress	Traja 1 leto.	Piškotek je potreben za pravilno delovanje spletnega ogrodja.
wp-settings-time-[UID]	WordPress	Traja 1 leto.	Piškotek je potreben za pravilno delovanje spletnega ogrodja.
_pk_id.[UID]	Piwik	Traja 2 leti.	Piškotek nam omogoča boljše razumevanje navad obiskovalcev z uporabo spletne analitike.
_pk_ses.[UID]	Piwik	Traja 2 leti.	Piškotek nam omogoča boljše razumevanje navad obiskovalcev z uporabo spletne analitike.
piwik_ignore	Piwik	Traja 2 leti.	Vodi uporabnikovo odločitev o zavrnitvi piškotkov.
PIWIK_SESSID	Piwik		Sejni piškotek vodi uporabnikovo Piwik sejo.

4. Pravice posameznika v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe.

Vse navedene pravice in vsa vprašanja, lahko uveljavljate z zahtevkom, poslanim na naslov vrtca. Vrtec bo odgovoril brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca. O tem boste obveščeni, skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljene pravic je za vas brezplačno, vendar pa lahko vrtec zaračuna razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti, če se ponavlja. V takšnem primeru lahko vrtec zahtevo tudi zavrne. V tem primeru vas bo vrtec seznanil z razlogi za zavrnitev ter z vašo pravico do pritožbe pri nadzornem organu. Vrtec lahko v primeru dvoma o vaši identiteti, od vas zahteva dodatne informacije, ki so potrebni za ugotovitev vaše identitete.

Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko uveljavljate pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu Dunajska 22, 1000 Ljubljana (e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).

Politika zasebnosti velja od 28. 2. 2022 dalje. Milan Bohinec, ravnatelj